Mejora de procesos en el área de almacén de una empresa distribuidora de productos de consumo masivo ABC SAC al 2016

Abstract

La gestión de procesos ha tomado importancia dentro de las organizaciones, puesto que su implementación requiere indagar dentro de la empresa para comprenderla y comprender todas sus actividades, de modo que la organización termine trabajando como un todo que obtiene sus resultados de manera eficiente. Evidencia de que las empresas -cuyo foco está en ser competitivas y rentables- han adoptado el sistema de gestión de calidad basado en procesos, son las estadísticas referidas a las certificaciones ISO 9001, en las cuales se señala que estas han superado el millón en el Perú (International Standards Organization [ISO], 2014). En este sentido, el tema de esta investigación es pertinente, pues existe evidencia de que las empresas se preocupan cada vez más por buscar la manera de hacerse competitivas a través de la implementación de herramientas de gestión de procesos, como es el caso de la empresa ABC SAC. La empresa ABC SAC ha tenido un crecimiento acelerado, por lo que ha identificado la necesidad de implementar herramientas de gestión de procesos que permitan no solo mejorar la operatividad de la empresa, sino también satisfacer las expectativas de los clientes. Es por ello que se plantea como objetivo principal identificar y analizar las mejoras más relevantes y pertinentes en el proceso de picking que permitan fortalecer la gestión de almacenes en una empresa comercializadora de productos masivos (ABC SAC) que se encuentra en crecimiento. Asimismo, los objetivos secundarios son dos. En primer lugar, se busca describir el contexto en que se encuentra la empresa ABC SAC, tomando en cuenta propuestas de la teoría sobre diagnósticos de los procesos de almacén de una empresa. En segundo lugar, se busca describir y analizar el proceso de picking en la empresa ABC SAC, tomando en cuenta herramientas propuestas por la teoría para representar el proceso a detalle a fin de evidenciar sus principales problemas e identificar y analizar mejoras pertinentes. La metodología usada es un estudio de caso, pues no solo permite estudiar a la empresa en su contexto, sino también realizar un diagnóstico a fin de identificar alternativas de mejora. La primera herramienta básica usada para el recojo de información es la entrevista semiestructurada exploratoria, dirigida al jefe y al personal del área de almacén, así como al gerente de la empresa. La segunda herramienta de recojo de información es la observación, a fin de poder conocer de manera directa los problemas del área de almacén y poder mapear sus procesos existentes. Lo anterior tiene el objetivo de obtener un diagnóstico de la empresa, con énfasis en el área de almacén y sus procesos. La tercera herramienta ha sido la revisión de documentación de la empresa a la que se pudo tener acceso. El análisis de la información se ha hecho a través de las variables de análisis del nivel de madurez de los procesos según Hammer, el diagrama de flujo y cursograma analítico y las matrices de análisis para evaluar las oportunidades de mejora y las soluciones de los problemas encontrados. Los resultados del análisis han confirmado la hipótesis principal, pues la opción de implementar un sistema de tecnología de la información para la gestión de almacenes es la que más se adecua a las necesidades de mejora del proceso de picking de la empresa ABC SAC. Sin embargo, entre implementar un Sistema de Gestión de Almacenes [WMS, por sus siglas en inglés] y un Sistema de Gestión de Inventarios por códigos de barra, se recomienda la segunda opción, ya que implica el uso de menos recursos y atiende los problemas más importantes del proceso del picking, como errores en la ejecución de la extracción de los productos, la demora por el conteo manual de los productos y la demora que ocasiona el uso de una sola mano, debido a que usan el picking list. Entre las principales conclusiones, destaca que la empresa no ha desarrollado la gestión de procesos, lo que según Hammer (2007) denomina al estado natural o inicial respecto de la gestión de procesos. Asimismo, existe un entorno en donde es urgente usar herramientas de gestión de la calidad para poder tener una ventaja competitiva en un mercado que presenta un crecimiento constante. Dentro de la empresa estudiada, el proceso de almacén es muy importante, ya que concentra gran parte de las operaciones de la empresa y, dentro del mismo, el proceso del picking es el que usa la mayoría de recursos dentro el área, por lo que es un proceso crítico dentro de la empresa. Al haber revisado el estado de dichos procesos, se encontró que el principal problema es la demora en la extracción de los productos y la inspección final que se da antes de subir a las unidades de transporte.