Consulting report – Club Regatas Lima – optimization of invoicing management

Abstract

Regatas Lima Club is a sports and recreational club that was founded in 1875. It is the oldest and largest club in Peru. After more than 100 years of existence, it has diversified into more than 40 different disciplines that members can practice. Regatas Lima Club started in Chorrillos where its headquarters is located, nonetheless, it did not stop growing and currently operates 5 more subsidiaries, distributed along Lima and other provinces of Peru. Regatas Lima Club is defined as a not-for-profit organization because its major goal is to provide members with high-quality sports facilities and availability of services. For this reason, the organization has to acquire different kinds of equipment and infrastructure for each special discipline. As a consequence, the Club has to work with high numbers of suppliers in order to maintain its reputation. Therefore, the problem identified through an internal and external analysis was the invoicing management inefficiency in the Department of Finance and Accounting, which controls all invoices of the whole organization. The consulting process focused on proposing short-term and long-term solutions for Regatas Lima Club, based on the qualitative and quantitative analysis. After assessing the alternatives through a cost and benefit analysis, a final solution is suggested. This proposal includes five principal components in order to optimize the invoicing management in the Finance and Accounting department, which are: specified delivery time, external invoicing only, invoicing excellence, lean processing, and training & clear instructions/workshops. Some additional components are defined and should be considered for a long-term strategy. The implementation plan is designed, taking into consideration, the organization’s time availability, human and material resources, in order to achieve a successful performance.Regatas Lima Club es un club deportivo y recreativo fundado en 1875, siendo el más grande y antiguo en el Perú. Al inicio, solo se dedicaba al deporte del remo, sin embargo, después de más de 100 años de existencia, se ha diversificado y ahora cuenta con más de 40 disciplinas que los miembros pueden practicar. El Club Regatas de Lima comenzó en Chorrillos, donde se encuentra su sede principal, sin embargo, no dejó de crecer y en la actualidad, existen 5 filiales más en Lima y otras provincias del Perú. El Club Regatas de Lima se define como una organización sin fines de lucro porque su principal objetivo es proporcionar a los miembros instalaciones deportivas de alta calidad y disponibilidad de servicios. Por esta razón, la organización debe adquirir diferentes tipos de equipos e infraestructura para cada disciplina. En consecuencia, el Club debe trabajar con varios proveedores para mantener su reputación. Por lo tanto, el problema identificado a través de un análisis interno y externo fue la ineficiencia en la administración de facturación en el Departamento de Finanzas y Contabilidad, que controla la facturación en toda la organización. En consecuencia, el proceso de consultoría se centró en proponer soluciones a corto y largo plazo, basadas en el análisis cualitativo y cuantitativo. Después de evaluar las alternativas a través de un análisis de beneficios y costos, se sugirió una solución final. Esta propuesta incluye cinco componentes principales para optimizar la gestión de facturación en el Departamento de Finanzas y Contabilidad, que son: tiempo de entrega especificado, solamente facturación externa, excelencia en la facturación, proceso eficiente y capacitación y claras instrucciones / talleres. Algunos componentes adicionales también se definieron para ser considerados como resultados a largo plazo. Además, el plan de implementación se diseñó teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo de la organización, los recursos humanos y materiales, para lograr un desempeño exitoso.