Consulting report – Amazona Chocolate

Abstract

Amazona Chocolate is a company that sells high-quality organic chocolate and other cacao derivatives. The market where it operates value these characteristics and is willing to pay a premium for them. The profitability of this business has attracted companies increasing the competition, which raised the awareness of Amazona Chocolate to be more competitive. Although, the company has been and remains profitable, it is unknown how the distribution of its costs are, for which it is not known for sure how the money is actually being spent. Based on these premises, the consulting project aimed to research and propose a costing system that would identify the costs incurred by the firm on each stage of its operations, while also allowing to improve the decision-making of the firm. Based on the literature review and the framework of Fisher and Krumwiede (2012), the consulting project proposed to elaborate a costing system composed by (a) variable and absorption costing (one complementing the other) for assigning costs to the products, (b) process costing for tracking direct product costs, (c) department cost pools to organize indirect product costs, and (d) transaction based drivers to allocate indirect costs, as it was identified through a weighted score assessment that this costing system was more suitable for Amazona Chocolate, based on its availability of resources, characteristics, and necessities. The proposed implementation plan estimates a total period of execution of 12 weeks, which was divided into three main phases: learning, communicating, and executing. The scheduled period is flexible based on the availability and time of the stakeholders; however, it should not take more time than the estimated by the consulting team. Finally, the consulting report did not consider a cost of implementation since the evaluation of the costing system took into account the limited resources of the company, nonetheless, it is recommended to assign a person to execute the process of digitalization of the information held in physical files, for which it was estimated a period of 15 days and an investment of S/800.Amazona Chocolate es una empresa que vende chocolate orgánico de alta calidad y otros derivados del cacao. El mercado donde opera valora estas características y está dispuesto a pagar un mayor precio por este tipo de productos. La rentabilidad del negocio ha atraído a nuevas compañías, incrementando así la competencia; por lo que Amazona Chocolate desea ser más competitivo en su industria. A pesar que la empresa ha sido y sigue siendo rentable, se desconoce cuál es la distribución de sus costos, por lo que no se sabe con certeza cómo se gasta el dinero. Por estas razones, el proyecto de consultoría tuvo como objetivo investigar y proponer un sistema de costos que identificara los costos de la empresa en cada etapa de sus operaciones, al tiempo que permitía mejorar su toma de decisiones. Basado en la revisión de la literatura y en el marco teórico de Fisher y Krumwiede (2012), el proyecto de consultoría propuso elaborar un sistema de costos compuesto por (a) variable y absorption costing (se complementan mutuamente) para asignar costos a los productos, (b) processing costing para rastrear costos directos de productos, (c) grupos de costos por departamento para organizar costos indirectos, y (d) drivers basados en transacciones para asignar costos indirectos. Esta elección se efectuó mediante una evaluación de puntaje ponderado, obteniendo que esta metodología era la más adecuada para Amazona Chocolate, en función de su disponibilidad de recursos y características. El plan de implementación propuesto estima un período total de ejecución de 12 semanas, dividido en tres fases: aprendizaje, comunicación y ejecución. La programación es flexible; sin embargo, no debería tomar más tiempo del estimado por el equipo de consultoría. Finalmente, el informe de consultoría no consideró un costo de implementación ya que la evaluación del sistema de costos tomó en cuenta la restricción de recursos de la empresa, sin embargo, se recomienda que una persona se encargue del proceso de digitalización de la información que se maneja de forma física. Para lograrlo, se estimó un período de ejecución de 15 días y una inversión de S/800.