Análisis y propuesta de mejora de un proceso administrativo aplicando la metodología Lean Six Sigma: reducción del tiempo de reembolso a los Estudios Jurídicos contratados por una Compañía de Telecomunicaciones en el Perú

Abstract

La presente tesis de investigación tiene como objetivo analizar el proceso administrativo del tiempo de pago (reembolso) a los Estudios Jurídicos contratados por una Compañía de Telecomunicaciones en el Perú. De esta manera, poder plantear una propuesta de mejora que reduzca los tiempos del proceso y los fallos existentes, a través de la aplicación de la metodología Lean Six Sigma. Para que la investigación pueda desarrollarse se realiza un análisis cualitativo, en el cual la información es obtenida por medio de entrevistas al personal involucrado en el proceso. Asimismo, se recoge data numérica respecto a los tiempos del proceso en estudio, con la que se desarrolla un análisis cuantitativo. Con la aplicación de herramientas estadísticas, se analiza la data recopilada del proceso, cumpliendo así uno de los objetivos del estudio. Luego de medir el desempeño del proceso, se observa que el nivel sigma actual es de 1.42. Además, se determina que las causas principales por las cuales se extiende el tiempo de respuesta a los pagos son: la nula gestión e integración al proceso para realizar los pagos mediante transacciones virtuales; el mal diseño del procedimiento de recepción y control de solicitudes; la inexistencia de protocolos ante ausencias programadas o por imprevistos del personal encargado; y la falta de criterio de priorización para reducir las colas. En relación con las causas encontradas, se propone una serie de mejoras que conforman un rediseño integral; principalmente, digitalizando el proceso, modernizando el medio de pago y mejorando la disponibilidad de los fondos para efectuar los reembolsos. Además, el rediseño propone el desarrollo de un Manual de Procedimientos, nuevos lineamientos con los Estudios Jurídicos y, la capacitación y organización del personal. Por otro lado, con el fin de asegurar el desempeño de estas mejoras, también se propone una serie de mecanismos para evitar errores en el proceso (Poka Yoke), para así controlar la inestabilidad de las colas de espera, los tiempos de verificación de las solicitudes, evitar retrasos en la ejecución de las transferencias interbancarias, evitar interrupciones y mantener el orden de atención de las solicitudes. Adicionalmente, se proponen indicadores necesarios para controlar el proceso de reembolso; entre ellos, indicadores que controlan los tiempos de pago, la cola de espera, el tiempo de verificación, el uso de la caja para reembolsos y el cumplimiento de los nuevos lineamientos que se tendrán con los Estudios Jurídicos. Finalmente, mediante las simulaciones realizadas y con el apoyo de la herramienta Minitab, se llega a la conclusión que, de implementar las propuestas anteriormente descritas, se alcanzaría un nuevo nivel sigma de 5.61.