Cuadro de Clasificación Documental: propuesta de una herramienta de gestión documental para la Oficina Central de Registro de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Abstract

El presente trabajo aborda el proceso de elaboración del Cuadro de Clasificación Documental de la Oficina Central de Registro (OCR) de la Pontificia Universidad Católica del Perú. La OCR, como oficina cuya misión es centralizar la información de los estudiantes y llevar a cabo los trámites académicos, congrega información y documentación clave para la toma de decisiones administrativas de la Universidad; sin embargo, no cuenta con una estructura de organización estándar que facilite la gestión de los documentos que producen. Es por ello que en base a la teoría de gestión documental y partiendo de la definición de clasificación documental se realizaron entrevistas al personal de la oficina para identificar los procesos de trabajo y funciones que generen documentación relevante. El objetivo de ello fue elaborar una estructura de información basada en las agrupaciones documentales que se puedan crear a partir de las funciones y procesos que se llevan a cabo en la OCR y que responda a las necesidades de acceso y seguridad de la información del área por parte del personal administrativo que labora en el área. Este estudio permitió a su vez elaborar una estructura de carpetas, en la que se aplicó de manera práctica lo que el cuadro de clasificación documental representa de manera conceptual. Teniendo en cuenta la elaboración de ambas herramientas de gestión documental y los hallazgos derivados del proceso, se realizó una propuesta de proyecto de implementación y recomendaciones a fin de mejorar la organización de información, la recuperación y almacenamiento de documentos generados a partir de las funciones de la Oficina Central de Registro.