Servicio informático para dar soporte al manejo de la documentación en un departamento de tecnología de la información de una universidad

Abstract

En el contexto de la Pontificia Universidad Católica del Perú, existe el Departamento de Tecnologías de la Información que utiliza y genera una gran cantidad de documentación. Actualmente el departamento posee dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación; así como para garantizar la seguridad de la información que el departamento almacena. En este contexto, el presente proyecto propone desarrollar un servicio informático que permita dar soporte al manejo de la documentación del departamento. Para cumplir este objetivo, el servicio utilizó una herramienta que se encarga de estructurar la información, dicha herramienta tiene el nombre de Universal Content Management (ORACLE); así mismo para garantizar la correcta gestión del servicio, se utilizaron las buenas prácticas que ITIL v3 propone. Como resultado del proyecto, se diseñó el servicio que cuenta con la herramienta y procesos que gestionan la documentación, además dentro de la herramienta se realizaron las siguientes acciones: se establecieron los usuarios respetando la estructura jerárquica del departamento, la herramienta se pobló con la documentación del departamento, además dentro de la herramienta se customizaron los flujos de los procesos, para así lograr alinearlos con las operaciones del departamento que involucren el manejo de documentación. Así mismo, para mantener el servicio operando de manera eficaz, se desarrollaron los procesos e indicadores que ITIL v3 recomienda. Al finalizar este proyecto, el servicio informático desarrollado se probó en las instalaciones del departamento y se comprobó que los problemas encontrados y que fueron descritos en la sección 4.3 de este documento habían sido resueltos; además se evaluaron los indicadores que se propusieron y se encontró una rotunda satisfacción por parte de los usuarios.