Gestión de la información para optimizar el proceso de planificación de eventos académicos de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Abstract

alrededor de 1100 eventos académicos. La Oficina de Eventos y Viajes (OEyV) atiende a un promedio de 68 eventos al año, cifra que tendenciosamente va en aumento al igual que la cantidad de pedidos que llegan con una anticipación menor a 4 meses, lo que representa el 65% de su programación anual. Este alto porcentaje de pedidos que llegan con poca anticipación genera un impacto negativo cuyo alcance interno afecta los planos administrativo y económico, y su alcance externo afecta la imagen institucional que se ve debilitada cuando se traslucen acciones improvisadas y desorganizadas. La propuesta de esta tesis es el diseño de un proyecto de comunicación cuyo objetivo es la mejora de la gestión de la información para optimizar los procesos de planificación de eventos a través de una solución digital que permita: acceder a la información y tomar conocimiento sobre los requerimientos para la organización de un evento y ser al mismo tiempo una plataforma común para ordenar los procesos internos en las unidades durante la etapa de propuestas, toda vez que estas iniciativas provienen de sus docentes coordinadores. En este propósito, para el diagnóstico se han realizado entrevistas a todos los actores del proceso de planificación y ejecución de un evento con la finalidad de identificar su nivel de intervención y a la vez mapear su experiencia. En la etapa de diseño y con el objetivo de acercarnos a un modelo de herramienta que lograse la mayor aceptación en los posibles usuarios, se ha utilizado la metodología denominada Design Thinking1 a través de la cual ha sido posible el desarrollo de prototipos y la evaluación de éstos por los usuarios. Con información accesible y conocimiento oportuno de las tareas que involucran la organización de un evento, se espera lograr una actitud anticipada de parte de los coordinadores al momento de acudir a las unidades especializadas que brindan soporte logístico y administrativo en la producción de eventos.