Análisis, diseño e implementación de un sistema para el control de gastos en personal en los proyectos de una ONG

Abstract

El trabajo desarrollado comprende el análisis, diseño e implementación de un sistema para el control de gastos en pago de haberes del personal involucrado en la ejecución de proyectos de una Organización no Gubernamental (ONG). Esto es resultado de la evaluación de mejora de procesos y esfuerzo de la organización en su apuesta por la utilización de tecnologías de la información como un medio facilitador para sus actividades del día a día. Para lograr este cometido se planteó el manejo automatizado del control de gastos en pagos de personal, contemplando el efecto que grava sobre los presupuestos obtenidos y aprobados por proyecto. Los gastos en pago de haberes considerados excluyen los gastos administrativos involucrados en esta actividad, debido a que la ONG no los considera como gastos significativos de los que se requiera llevar un control detallado. En consecuencia, la evaluación del impacto de estos gastos para la organización se queda como futuro trabajo de análisis. Tomando en cuenta que el adecuado control de los saldos de presupuestos aprobados por proyecto es una actividad crítica para identificar oportunamente las brechas de los gastos reales versus los proyectados, la solución desarrollada plantea el seguimiento de los gastos reales incurridos en el pago de haberes del personal bajo el esquema de control de horas de trabajo incurridas por proyecto. Adicionalmente, considerando que una de las actividades de control de saldos de presupuestos consiste en gestionar adecuadamente la asignación del personal a proyectos, la solución incluye el uso de algoritmos que sugieran la combinación del personal para un determinado proyecto. Estas sugerencias se realizan considerando la experiencia mínima requerida de personal y el gasto en pago de haberes en el cual se incurrirá. Es importante precisar que la solución no pretende reemplazar la decisión del Director de la organización, quien finalmente decide tomar la sugerencia generada y asumir así el riesgo que esta decisión implique. En este aspecto, se planteó como alternativa de solución la utilización de un algoritmo Meta-heurístico, GRASP – Fase de construcción, debido a sus características para resolver problemas combinatorios y de asignación de elementos, en este caso aplicado a la asignación de personal a proyectos. Finalmente, se desarrollaron reportes que permiten identificar el estado de los proyectos de forma sólida y que, a su vez, proporcionan herramientas de gestión para el control de trabajos realizados por la organización.