Implantación e integración de ERP SAP Business One en un instituto de idiomas

Abstract

Hoy en día los Institutos de Idiomas, en lo que a soluciones de software se refiere, buscan sistemas que permitan cubrir los principales procesos del negocio, como por ejemplo matrícula de alumnos, programación de horarios, asignación de profesores, creación de cursos, etc. Estos procesos son manejados por soluciones de software que no están integradas con los procesos del back office como contabilidad, finanzas, compras, etc.., y en otros casos se opta por desarrollar soluciones a medida para evitar realizar grandes inversiones, teniendo en cuenta que un gran porcentaje de los institutos se encuentran entre la categoría de pequeña y mediana empresa. Finalmente ya sea que se adquiera una solución o se desarrolle internamente los institutos priorizan los procesos operativos dejando de lado la gestión y otras actividades estratégicas importantes para el negocio. Este proyecto de fin de carrera, aborda la implementación de una solución completa e integrada (ERP) para un Instituto de Idiomas. El objetivo principal, es ayudar a la empresa a mostrar la situación financiera real, de cada una de las sucursales con las que esta pueda contar, así como también la rentabilidad de cada uno de los cursos que se dictan. Por otro lado una vez que la empresa conozca la situación real, se busca brindarle herramientas de control para una eficiente gestión, que finalmente se verá reflejada en una situación financiera con mejores resultados. El ERP seleccionado fue SAP Business One, solución desarrollada para la pequeña y mediana empresa. El proyecto como tal abordó 4 importantes componentes, por un lado la implementación de procesos contables, financieros y otros del back-office, la integración de este ERP con el sistema de matrícula, la elaboración de informes financieros que permitan a la alta dirección del Instituto tener conocimiento pleno del negocio y finalmente la implementación y desarrollo de una solución de presupuesto, que combinada con la funcionalidad que SAP ofrece permitió un control eficiente de cada uno de los procesos. Este proyecto se basa de una implementación real de SAP Business One en un Instituto de Idiomas, dicha institución actualmente viene operando con este ERP y día a día ve reflejada en sus operaciones los beneficios de los objetivos que la presente tesis pretende demostrar.